Godtgjersle for prøvenemndsmedlemmar

Visma Expense er ganske lett å finne fram i. Det er merka med raude stjerner der du må fylle ut, og du kjem ikkje vidare om du ikkje har fylt ut alt du skal. Her er nokre videosnuttar som viser korleis du kan komme i gang og korleis registrere.

• Visma expense pålogging
• Køyrebok
• Opprette ei reise
• Registrere utlegg
• Kor er reiserekninga mi?
• Visma Employee App
• Brukarrettleiing Visma Expense(pdf)

Vi tilrår at du lastar ned Visma Employee-appen, med den kan du ta bilde av utlegg og registrere køyrebok. Du kan også sjå lønsslippen din her.

Du kan diverre ikkje føre diett i appen. For å føre diett må du nytte web-versjonen, home.visma.com. Denne kan du lagre som snarveg på telefonen så har ein den lett tilgjengeleg når du er på reise.

Visma Expense er heilelektronisk og vi kan diverre ikkje gå inn å gjere endringar. Om noko manglar eller er feilregistrert lyt vi avvise reiserekninga slik at den kjem attende til deg og du kan gjere naudsynte endringar og/eller legge ved dokumentasjon. Reisegodtgjersler og gjeldande satsar finn du på statens reiseregulativ.

Legg alltid ved kvittering 

Hugs at du alltid må legge ved kvittering. Beløp for mva skal alltid kome fram i kvitteringa. Dette gjeld for alle utlegg utanom bompengar. 

Notat

Det skal alltid skrivast notat om kva det gjeld. Ber ein om honorar som leiar/medlem/koordinator/tilleggsprotokoll osv skal det komme fram kva kandidat/ar det gjeld.

Vel rett utleggstype

Når du skal velge utlegg for honorar startar alle med PRØVENEMND. Dei har same namn som i reglementet. På honorar ligg satsane inne så ein legg inn kor mange ein skal ha. Utlegg som hotell, ferje, parkering osb er felles for alle som brukar systemet, dei er ikkje merka med PRØVENEMND, men med VLFK. Hugs på at det skal komme fram kva kandidatar det gjeld, dette legg ein inn i notatfeltet under det aktuelle utlegget. Ved møtegodtgjersle skriv ein i notatet kva møte det gjeld og gjerne kven det er avtala med. Bruk notatfelta godt. Ver obs på at ein må skrive inn tekst i feltet for formål på alle utlegg for å kome vidare i reiserekninga. Om utlegget krev vedlegg skal ein også legge dette inn her.

Diett

Alle reiser skal registrerast med "reise/diett" funksjonen i Visma Expense. Dette gjeld for både dagsreiser og reise med overnatting. Hugs på at de har rett på diett om de er på reise 6 timar eller meir og har køyrd minst 15 kilometer ein veg. Begge krava må vere oppfylt. Om reisa ikkje innfrir begge krava må du velje "Ingen diett".

Tapt arbeidsinntekt 

Vi tilrår at arbeidsgjevaren din ikkje trekk deg i løn, men sender oss faktura. Då unngår du reduksjon i pensjonsgjevande inntekt.

Dei som blir trukke i løn og krev utlegg for tapt arbeidsinntekt må leggja fram dokumentasjon for dette.  

Dei som ikkje har fast avtale om trekk i løn må bruke dette skjemaet(pdf). Om du har fast avtale om trekk i løn må du bruke signaturskjema(pdf) med underskrift frå arbeidsgjevar. Dette signaturskjemaet gjeld heilt til løna di blir justert. Om ein nyttar fritidssats treng ein ikkje signatur frå arbeidsgjevar. Scann eller ta bilde av skjemaet og send inn som vedlegg i reiserekninga.

Arbeidsgjevar betalar ut ordinær løn til arbeidstakar og sender faktura med refusjonskrav til fylkeskommunen.

Vi tilrår at de bruker denne ordninga fordi arbeidstakar på denne måten opprettheld si normale pensjonsgivande inntekt.

Ved tapt arbeidsinntekt kan det rettast krav for:

Det skal berre rettast krav for arbeidstakaren si løn og ikkje kundepris. Som vedlegg til faktura skal det kome fram ein oversikt på kva som ligg i beløpet:  løn, sosiale kostnadar, feriepengar og arbeidsgivaravgift. Det kan ikkje rettast krav med moms fordi løn ikkje er momspliktig.

Vestland fylkeskommune dekker inntil 4800 kr pr dag, i særlege høve kan avdelingsdirektøren godkjenne høgare dokumenterte krav, inntil 8000 kr per dag. Vi dekker berre den ordinære arbeidstida. Timar ut over dette skal førast med fritidssats i Visma Expense. Noko av arbeidet er dekka av honoraret og det er derfor ikkje grunnlag for å sende refusjonskrav for dette. Les meir om dette i reglementet for godtgjersle av prøvenemndsarbeid.

Faktura skal innehalde desse opplysningane

• Organisasjonsnummer 
• Bankkontonummer
• Ressursnummer 26503
• Den tilsette det er utbetalt løn til
• Dato for oppdrag i prøvenemnda/antal timar brukt per dag
• Som vedlegg til faktura skal det kome fram ein oversikt på kva som ligg i beløpet:  løn, sosiale kostnadar, feriepengar og arbeidsgivaravgift

Faktura skal sendast som e-faktura og ikkje direkte til fylket eller til enkeltpersonar. Opplysningar som er knytte til oppdrag i prøvenemnda skal ikkje sendast i eiga sending, men som vedlegg til faktura.

E-fakturaadresse: 0192:821311632, aksesspunkt: Visma

Her finn du informasjon om korleis du skal sende faktura til Vestland fylkeskommune.

Utgifter som ikkje er tapt arbeidsinntekt, for eksempel km, bompengar, parkering, honorar og liknande, skal medlemmen av prøvenemnda registrere i elektronisk reiserekning.

Faktura må sendast umiddelbart og seinast innan utløpet av kalenderåret. Faktura blir ikkje behandla før fylket har motteke protokoll i retur frå prøvenemnda.

Enkeltpersonføretak skal sende krav om tapt arbeidsinntekt i reiserekningssystemet.

Enkeltpersonføretak må sende krav om tapt arbeidsforteneste i Visma Expense. Dette skal dokumenterast med ligningsattest eller skriv frå revisor/rekneskapsførar. Som alternativ kan ein ta utgangspunkt i gjennomsnittet frå likningsattestar for dei tre siste åra. Kapital- og pensjonsinntekter som kjem inn uavhengig av eige nærvær på arbeidsplassen vert ikkje medrekna i grunnlaget. Det er den pensjonsgivande inntekta som skal leggjast til grunn. Inntektstapet per dag vert rekna ut etter netto årsinntekt dividert på 260 dagar.  

Du må bruke reiserekningssystemet for å kreve tapt arbeidsforteneste. 

Kvar gong ein ber om tapt arbeidsforteneste skal ein legge ved skjema(pdf) der det kjem fram kva dato og tid timane gjeld.

Dersom du har fast arbeidstid og arbeidsgjevar kan stadfeste at du blir trekt like mykje kvar gong du deltek på prøve, kan du legge signaturskjema(pdf) ved tapt arbeidsinntektskjemaet(pdf) og dette vil fungere som signatur.

Du må laste ned begge skjema før bruk. Hugs å lagre før du sender dei inn til oss.

MERK! Vi erfarer ofte at utfylling i skjemaet ikkje kjem fram på reiserekninga. Ta derfor heller bilde av skjemaet og legg ved. Eventuelt kan du presisere klokkesletta i kommentarfeltet på reiserekninga.

Dersom du arbeider turnus eller ikkje har fast arbeidstid, må du kvar gong legge ved skjema som dokumenterer kor mykje arbeidsgjevar trekk deg i løn.

Du må oppgi timesats inkludert feriepengar.

Dersom du utfører prøvenemndsarbeid i fritida di, kan du føre fritidssats på reiserekning. 

Satsen er innført for dei som arbeider turnus og deltek på prøvenemndsarbeid i friperiodane sine, men den kan også nyttast av pensjonistar, studentar, uføre osv. Andre eksempel er når prøvegjennomføring overstig ordinær arbeidsdag eller reisetid utanom ordinær arbeidstid,  då kan resten av timane førast som fritidssats. I formålsfeltet må du presisere klokkeslett start/slutt og kva type fritid som er brukt (avspasering, feriedagar, turnusvakt og liknande).

Interne ansatte i fylkeskommunen som også er medlem i prøvenemnda må nytte dette skjemaet (pdf) 

Satsen er 244 kroner per time. Fritidssats genererer ikkje feriepengar.

Når du sender inn reiserekning legg du til timeliste på dette skjemaet (pdf). eller skriv inn klokkeslett start /slutt i formålsfeltet på utlegget og kva type fritid som er brukt (avspasering, feriedagar, turnusvakt og liknande).

Det ikkje er naudsynt med signering frå leiar når ein nyttar fritidssats.

Prøvehonorar

Leiar: 2600 kr per kandidat
Medlem: 2000 kr per kandidat

Honoraret dekkjer: 

• Dialog med bedrift og kandidat 
• Innkalling
• Utarbeiding av oppgåve og vurderingskriterium for prøven
• Signering av protokoll
• Samarbeid mellom prøveleiar og prøvemedlem før prøven

Honoraret dekkjer ikkje:

• Fysisk befaring av prøvestad før prøven
• Reise i samband med prøvegjennomføring
• Gjennomføring av prøve

Honorar for føring av tilleggsprotokoll

600 kr per prøve. Fylkeskommunen dekkjer ikkje tapt arbeidsforteneste eller møtehonorar i samband med dette.

Avbroten prøve eller kandidat som ikkje møter

Når prøvenemnda har førebudd prøve som ikkje blir starta og prøven kan nyttast neste gong, har medlemmane rett på eit honorar på 600 kr.

Om prøven som er førebudd ikkje kan nyttast neste gong, har medlemmane rett på fullt honorar.

Observatørhonorar

600 kr per prøve.

Koordinatorhonorar

200 kr per fordelte prøve. Gjeld berre for koordinatoren i nemndsgruppa. Fylkeskommunen dekkjer ikkje tapt arbeidsforteneste og møtehonorar i samband med dette. Det må kome fram i reiserekninga namn og fødselsdato på kandidaten.

Møtehonorar

1000 kr per møte. Satsen gjeld både digitale og fysiske møter og kurs. Alle møter må vere godkjente av fylkeskommunen på førehand. Skriv inn kontaktperson i fylkeskommunen i formålsfeltet i reiserekninga.

Yrkesutvalhonorar

600 kr per oppdrag. Legg ved innkallingsbrev eller skriv inn namnet til den i fylkeskommunen som har sendt deg oppdraget i formålsfeltet i reiserekninga.

Honorar for uttale i samband med klage

600 kr per oppdrag. Skriv namnet til den i fylkeskommunen som har sendt deg oppdraget i formålsfeltet i reiserekninga. Fylkeskommunen dekkjer ikkje tapt arbeidsforteneste eller møtehonorar i samband med dette. Hugs å få fram namn og fødseldato på kandidaten i reiserekninga.

Honorar for gjennomføring av kompetansepakken (Udir)

3500 kr for gjennomført kurs. Fylkeskommunen dekkjer ikkje tapt arbeidsforteneste eller møtehonorar i samband med dette. Kursbevis skal leggjast ved i reiserekninga.

Satsane genererer ikkje feriepengar. 

Les meir i reglement for godtgjersle av prøvenemndsarbeid.

Prøvenemnda avlegg fag-/sveineprøve i heile fylket vårt og må difor reise langt. Dei som ikkje har moglegheit til å reise heim etter oppdrag kan bestille overnatting i nærleiken av prøvestaden.

Bestill på e-post eller telefon (220) 08050

Bestillinga kan gjerast på e-post eller telefon til Berg-Hansen som er Vestland fylkeskommune sitt reisebyrå. Før ein kan bestille må det opprettast ein profil i avtalen hos Berg-Hansen. Ta kontakt med oss på provenemnd@vlfk.no for å opprette profil.

E-postadressa til Berg-Hansen er bestilling@berg-hansen.no

Innhald i bestillinga

Bestillinga må innehalde formål for reisa, kva ein ønskjer å bestille og kontaktopplysingar til den reisande. Nemnda må også ta med namn på kandidaten som ein er sensor for. Dette for at fagopplæring kan finne igjen personen i Vigo.

Alle bestillingar skal merkast med ressursnummer 26503.

Dersom du treng fly eller leigebil må du ta kontakt med oss på provenemnd@vlfk.no før du bestiller hos Berg-Hansen.

Tekst for bestillinga

Du kan bruke denne standardteksten for bestillingar:

Hei,

Ønskjer å bestille..... td. enkeltrom på Scandic Voss 16-18/3-2021.

Den reisande er:
Namn:
E-post:
Ansattnr:

Formål med reisa er.......t.d. fagprøve i kontor- og administrasjonsfaget
Namn på kandidat:

Faktura sendast etter avtale med Vestland fylkeskommune og skal føres på avtalen prøvenemndsarbeid.

Avdelingskode 300000
Ressursnummer 26503
Bestillar er: ...............

Venleg helsing

Ved spørsmål

Dersom du har spørsmål kan du ta kontakt med fagopplæring på telefon eller e-post.

Du kan sjå lønsslippen din i Visma Employee appen. Logg inn med e-posten din som brukarnamn.