Om Kommunearkivordninga i Vestland

Kommunearkivordninga i Vestland kommunalt oppgåvefelleskap er eit samarbeid mellom 18 kommunar frå tidlegare Sogn og Fjordane og Vestland fylkeskommune. Kommunearkivordninga har eit styre og eit representantskap, og er eit eige rettssubjekt. Fylkeskommunen er både medlem i og vertskap for ordninga, og har eigen tenesteavtale om dette.

Kommunalt oppgåvefellesskap

Føremålet til samarbeidet er å leggje tilhøva til rette for at arkiva til deltakarane vert handtert, tekne vare på og formidla i samsvar med arkivlova sine føremål og føresegner. Samarbeidet yter depottenester for deltakarane sine papirbaserte og elektroniske arkiv, og tilbyr deltakarane tenester, i all hovudsak ordnings- og digitaliseringstenester. Samarbeidet skal sørgje for at arkiva til deltakarane vert gjorde tilgjengelege for offentleg bruk, forsking og andre administrative og kulturelle føremål.

Deltakarar

  • Askvoll kommune
  • Aurland kommune
  • Bremanger kommune
  • Fjaler kommune
  • Gloppen kommune
  • Gulen kommune
  • Hyllestad kommune
  • Høyanger kommune
  • Kinn kommune
  • Luster kommune
  • Lærdal kommune
  • Stad kommune
  • Sogndal kommune
  • Solund kommune
  • Sunnfjord kommune
  • Stryn kommune
  • Vik kommune
  • Årdal kommune
  • Vestland fylkeskommune

Representantskap

Representantskapet er øvste myndigheit i samarbeidet. Alle deltakarane er representert her. Det skal haldast årsmøte i representantskapet innan utgangen av april, og elles ved behov.

Styret 

Styret for samarbeidet er valt av representantskapet. Desse vart valde for 2 år våren 2023:

Styremedlemmar:

  • Geir Liavåg Strand, Gloppen kommune (styreleiar)
  • Lise Mari Haugen, Sunnfjord kommune (nestleiar)
  • Linda A. Myhre Larsen, Kinn kommune
  • Liv Janne Steig, Luster kommune
  • Gunn Åmdal Mongstad, Vestland fylkeskommune

Varamedlemmar:

  • Reidun Sørestrand Hågvar, Sogndal
  • Irene Sivertsen, Kinn kommune
  • Solveig Masdal Haugsvær, Sunnfjord kommune

Valnemnd

Valnemnda for Kommunearkivordninga i Vestland for perioden 2022-2024 vart vald av representantskapet 24.06.2022:

  • Marit Kvalen, Luster kommune
  • Kenneth Stigen Fureli, Vestland fylkeskommune
  • Espen Sæterbø, Kommunearkivordninga i Vestland KO, administrasjonen

Kontor og tilsette

Vestland fylkeskommune er vertskommune, og kommunearkivordninga er organisert som ei av to fageiningar i seksjon arkiv, i avdeling for kultur, idrett og inkludering. Vestland fylkeskommune har arbeidsgjevaransvar for til dei tilsette. Dei to fageiningane er samlokaliserte og har kontor, ordningsrom, digitaliseringsstasjonar, møterom og depot på fylkeshuset på Leikanger, i Sogndal kommune.

Kommunearkivordninga har per 1.1.2023 9 fast tilsette i 100 % stilling: 1 fagleiar, 5 rådgjevarar og 3 arkivmedarbeidarar.

  1. Føremål

Valnemnda sitt føremål er å førebu og innstille til representantskapet sitt val av kompetente styremedlemer som evnar å styre oppgåvefellesskapet til beste for deltakarane.

  1. Samansetjing, tenestetid

Valnemnda er samansett av tre medlemer, to frå medlemmene og ein frå administrasjonen, som samla sett evnar å ivareta deltakarane sine interesser

Valperioden er to år rekna frå det årlege representantskapsmøtet på våren (det møtet dei vert valt på).

Valnemnda konstituerer seg sjølv.

  1. Oppgåver

Overfor representantskapet skal valnemnda i innstilling kome med forslag til:

Val av medlemer til styret

Val av medlemer til valnemnda

  1. Møte

Valnemndleiaren kallar inn til møte ut frå behov. Andre medlemer av nemnda kan også ta initiativ til møte ved behov.

  1. Vurderingar

Valnemnda skal sjå til at føreslegne kandidatar har nødvendig kompetanse, erfaring og kapasitet til å utføre verva sine på ein tilfredsstillande måta. Begge kjønn skal vere representert. Styre- og komitésamansetjinga skal sikre at alle deltakarane sine interesser vert ivaretekne, og slik at styret og valnemnda handlar uavhengig av særinteresser.

  1. Arbeidet i valnemnda

Nemnda skal innhente nødvendige og relevante opplysningar for nemnda sitt arbeid både frå oppgåvefellesskapet og frå eksterne.

Nemnda bør særskilt legge til rette for innspel frå deltakarane og søke mot ei samansetjing som er i tråd med deltakarfellesskapet sine interesser.

  1. Innstillingar frå valnemnda

Innstillinga skal leggjast ved innkallinga til det aktuelle representantskapsmøtet.

Instruksen er vedteke i representantskapet 13.04.2021