Meld forfall til møte

Eg er innkalla til møte i eit politisk utval i Vestland fylkeskommune, men kan ikkje møte.

Frå reglement for folkevalde organ gjeld følgjande:

«Medlemer av folkevalde organ plikter å delta i møta i organet dersom dei ikkje har gyldig forfall. jf. kommunelova § 8-1.

Som gyldig forfall vert rekna sjukdom, viktige velferdsgrunnar og forretningar eller plikter som ikkje kan utsetjast eller forsømast. Organet avgjer sjølv om forfall er gyldig.

 Forfall og årsak til forfall skal meldast til sekretariatet snarast mogleg og i god tid før møtet, sjå nærare prosedyre i Reglement for folkevalde – rettar og plikter.

 Ein folkevald kan søkje om å verte friteke frå behandlinga av ei sak dersom personlege årsaker tilseier fritak, jf. kommunelova § 11-11. Organet avgjer sjølv om medlemen vert friteke.

Når ein medlem skal melde forfall

Alle faste medlemer vil motta ei påminning på e-post om kvart møte sju dagar før møtet startar.

E-posten inneheld ei lenke som er unik for kvar representant og som skal brukast for å melde forfall. Medlemen klikkar på denne lenkja for å melde heilt eller delvis forfall. Sidan lenkja er unik slepp medlemen å logge seg inn nokon stad.

Når den faste medlemen klikkar på lenkja vil han komme til ei nettside kor årsak til forfallet skal registrerast. Ein kan og definere klokkeslett i dei tilfella kor det er snakk om delvis forfall. Når forfallet er registrert mottar medlemen ei stadfesting i nettlesaren.

Når den faste medlemen melder forfall på denne måten vil systemet sette i gang automatisk varainnkalling. Første vara vil bli kalla inn til møte på SMS.

SMS som går til varamedlemen vil i utgangspunktet alltid komme frå tlf. +47 59446581. Ved møter som går over to dagar kan det skje at varamedlemen vil får fleire innkallingar samstundes. Dei seinare innkallingane vil komme frå tlf. +47 59447933.

Varamedlemen svarar så raskt som mogleg på SMS med anten «ja» eller «nei» for å fortelle systemet om dei kan stille eller ikkje. Har varamedlemen svart «ja» vil det komme ei stadfesting på SMS. Svarar varamedlmene «nei» vil systemet fortsette på varalisten.

Både e-post og SMS inneheld informasjon som gjer det tydeleg kva møte det er snakk om og i kva for utval det er.

Fritak av personlege årsaker

Ein medlem kan søkje om fritak til behandling av ein eller fleire saker på grunnlag av personlege årsaker.

Medlemen som ønskjer å søke fritak skal i god tid før møtet sende søknaden til politisk@vlfk.no. Søknaden vil verte sendt vidare til gruppeleiar for det parti medlemen tilhøyrar. Gruppeleiar skal snarast melde tilbake til politisk sekretariat om det er behov for å kalle inn vara til møtet eller ikkje. Det presiserast at det er opp til det politiske organet sjølv om dei vil innvilge søknaden.